Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO · Stand: August 2026
Noch nicht veröffentlichungsreif. Die mit ‹…› markierten Stellen müssen ergänzt und der Text anwaltlich geprüft werden.
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Dienst Servio ist:
‹Vollständiger Name bzw. Firma inkl. Rechtsform›
‹Straße und Hausnummer›
‹PLZ und Ort›
‹Land›
E-Mail: hello@servio-office.org
‹Datenschutzbeauftragter: nur zu benennen, wenn die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG vorliegen — bei kleinen Teams meist nicht.›
Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übermittelte Kennung des Browsers). Ohne sie lässt sich eine Seite nicht ausliefern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und bindet keine Zählpixel ein. Im lokalen Speicher des Browsers werden lediglich abgelegt: die gewählte Sprache und — nach einer Anmeldung — ein Sitzungstoken. Beides ist für die Funktion erforderlich und verlässt den Browser nur gegenüber unserem eigenen Server.
Für ein Konto werden E-Mail-Adresse, ein Passwort-Hash (das Passwort selbst wird nicht gespeichert), optional ein Anzeigename und — bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung — ein Sicherheitsschlüssel gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Servio führt ein Gedächtnis: Inhalte, die im Gespräch mitgeteilt werden, können dauerhaft gespeichert werden, damit der Assistent sich daran erinnert. Diese Daten liegen in einer je Kunde getrennten Datenbank auf einem Speicherbereich, der ausschließlich der jeweiligen Instanz zugeordnet ist.
Servio verarbeitet nicht alles selbst. Die folgende Aufstellung nennt die Dienste, an die im Betrieb tatsächlich Daten übermittelt werden — und wofür.
| Dienst | Wofür | Was dorthin geht |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude) | Erzeugung der Antworten | Gesprächsinhalte und der für die Antwort nötige Zusammenhang |
| ‹weitere Modellanbieter, sofern als Ausweichmodell aktiv› | Ausweichmodell bei Ausfall | wie oben |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | Zahlungs- und Rechnungsdaten; Kartendaten erreichen unseren Server nicht |
| Resend | Versand von E-Mails (Anmeldung, Einladungen, Newsletter) | E-Mail-Adresse und Inhalt der jeweiligen Nachricht |
| Telegram | Chat-Kanal, sofern verbunden | die dort ausgetauschten Nachrichten |
| Twilio | WhatsApp-Kanal, sofern verbunden | die dort ausgetauschten Nachrichten |
| Suchdienste (u. a. Tavily) | Websuche auf Anfrage | der jeweilige Suchbegriff |
| ‹Hosting-Anbieter› | Serverbetrieb | alle Daten liegen auf diesem Server |
Verbindet man freiwillig weitere Konten (etwa Google, Spotify, GitHub, Notion oder ein Bankkonto), werden ausschließlich dann Daten mit dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht, wenn eine Aufgabe das erfordert. Diese Verbindungen lassen sich jederzeit im Cockpit wieder trennen.
Zu ergänzen: ob mit den genannten Anbietern Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO bestehen, und auf welcher Grundlage Übermittlungen in Drittländer erfolgen (Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss). Anthropic, Stripe, Resend und Twilio verarbeiten Daten unter anderem in den USA.
Für den Newsletter werden E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung gespeichert. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: nach dem Eintragen wird eine Bestätigungsmail verschickt, und erst der Klick darin schaltet den Versand frei. Ohne Bestätigung wird nichts weiter zugestellt.
Rechtsgrundlage ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die gespeicherten Zeitpunkte dienen dem Nachweis dieser Einwilligung. Jede Newsletter-Mail enthält einen Abmeldelink, der ohne weitere Rückfrage wirkt; nach der Abmeldung wird nichts mehr zugestellt.
Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Bei Kündigung werden die Instanz und der zugehörige Datenbestand entfernt. Für Rechnungsunterlagen gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen (in der Regel zehn Jahre).
‹Konkrete Fristen für Konto-, Gesprächs- und Protokolldaten ergänzen.›
Für alle diese Anliegen genügt eine Nachricht an hello@servio-office.org.
Die Verbindung zur Website ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Jeder Kunde erhält eine getrennte Instanz mit eigenem Datenbestand; Zugriffe zwischen Instanzen sind technisch unterbunden. Zugangsdaten zu verbundenen Konten werden verschlüsselt gespeichert.
Information under Art. 13 and 14 GDPR · As of August 2026
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‹Full legal name including legal form›
‹Street and number›
‹Postal code and city›
‹Country›
Email: hello@servio-office.org
Serving a page requires technically necessary connection data (IP address, time, requested address, browser identification). Legal basis: our legitimate interest in secure operation, Art. 6(1)(f) GDPR.
The site sets no advertising or analytics cookies and embeds no tracking pixels. Local browser storage holds only your language choice and, after signing in, a session token.
An account stores your email address, a password hash (never the password itself), optionally a display name, and a security key if two-factor sign-in is enabled. Legal basis: performance of the contract, Art. 6(1)(b) GDPR.
Servio keeps a memory: what you tell it in conversation may be stored so the assistant can recall it later. This data lives in a database separated per customer.
These are the services that actually receive data during operation.
| Service | Purpose | What is sent |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude) | Generating responses | Conversation content and the context needed to answer |
| Stripe | Payment processing | Payment and invoice data; card details never reach our server |
| Resend | Sending email | Email address and message content |
| Telegram | Chat channel, if connected | The messages exchanged there |
| Twilio | WhatsApp channel, if connected | The messages exchanged there |
| Search providers (incl. Tavily) | Web search on request | The search query |
| ‹Hosting provider› | Server operation | All data resides on this server |
To be completed: whether data processing agreements under Art. 28 GDPR exist, and the basis for transfers outside the EU. Anthropic, Stripe, Resend and Twilio process data in the USA among other places.
We store your email address plus the time of sign-up and of confirmation. Sign-up uses double opt-in: nothing is sent until you click the link in the confirmation email. Legal basis: consent, Art. 6(1)(a) GDPR; the stored timestamps serve as proof of that consent. Every newsletter contains an unsubscribe link that works without further questions.
Data is deleted once its purpose no longer applies and no statutory retention period applies. On cancellation, the instance and its data are removed. Invoicing records are kept for the statutory period (usually ten years).
‹Add concrete periods for account, conversation and log data.›
A message to hello@servio-office.org is enough for any of these.
The connection is encrypted throughout (TLS). Each customer gets a separate instance with its own data; access between instances is technically prevented. Credentials for connected accounts are stored encrypted.